Integration mit Close.com

In diesem Video zeig ich dir, wie Du CloseAI mit dem CRM Close.com verbinden kannst, und zwar, wenn Du gerne die Funktion über Custom Activities nutzen möchtest. Das Ganze werden wir beispielhaft hier über Selpia darstellen. Das heißt, Du benötigst einen bezahlten Zapier Account und logischerweise einen Close Punkt com Account.

Der erste Schritt ist, dass Du zunächst einen neuen Zapp anlegst. Und hier wählst Du als Trigger Catch Hook.

Im nächsten Schritt lässt Du das Feld einmal leer und dann nimmst Du hier deine Webhook URL und klickst auf Copy. Diese Webhook URL fügen wir jetzt bei CloseAI ein. Wir navigieren bei CloseAI unter den Reiter Integration und klicken dann auf Integration hinzufügen.

Hier fügen wir jetzt die Webhook URL ein.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten.

Standardmäßig ist es so, dass wenn Du die Kalenderintegration von CloseAI nutzt, automatisch die E-Mail-Adressen in dem Webhook enthalten sind.

Das bedeutet, wenn Du viel mit Events arbeitest oder Calls arbeitest, die an ein Event im Kalender gebunden sind, es keine Probleme geben wird, weil CloseAi automatisch erkennt, okay, es findet ein Meeting sechzehn Uhr statt und Du auch CloseAir zum Beispiel sechzehn Uhr fünf oder fünfzehn Uhr fünfundfünfzig gestartet hat und deswegen das dem richtigen Kalenderevent zuordnen kann und sich aus diesem Kalenderevent die Teilnehmer-E-Mail-Adresse zieht und diese dann automatisch in den Webhook mit einfügt.

Wenn Du nicht mit festen Events arbeitest, die im Kalender arbeiten, dann brauchst Du ein benutzerdefiniertes Feld, bei dem Du nach jedem Call einmal die E-Mail-Adresse des Kontaktes angibst. In diesem Fall musst Du auch die manuelle Ausführung aktivieren, denn es wird nach jedem Call dann notwendig sein, im Tab Integration des jeweiligen Calls die E-Mail-Adresse des Kontaktes anzugeben.

In dem Beispiel gehen wir davon aus, dass Du ganz normal einfach die Kalenderintegration nutzt und daher einfach mit den E-Mail-Adressen aus dem Kalender arbeitest, die logischerweise auch in deinem CM stehen.

Das heißt, wir klicken auf erstellen und jetzt klicken wir hier einmal auf testen.

Wir sollten eine Erfolgsmeldung sehen.

Nun können wir zu Zapier zurückkehren und einmal den Test anstoßen. Wie wir sehen, haben wir hier jetzt eine Sample Session bekommen und hier sind auch die Meeting, jeweils aus dem Kalender gezogen werden, mit enthalten.

Wie Du siehst, sind das auch mehrere. Das bedeutet, wir benötigen bei Zapier jetzt nun einen Zwischenschritt, diese zwei Meeting Atents zu trennen. Oder wenn Du zum Beispiel Sales Calls mit mehreren Personen, zum Beispiel drei oder vier führst, ist das sehr wichtig und am Ende sollen die Informationen ja richtig bei der richtigen Person landen.

Das heißt, wir nehmen einen zweiten Schritt und diesmal wählen wir den Formatter bei Sepia und wählen als Action Event Utilities aus. Dann klicken wir auf Continue und klicken auf line item to text.

Bei dem Input brauchen wir nun die Meeting NDs aus dem Zapier Testpayload.

Das heißt, wir klicken hier entweder auf das Plus oder geben einen Slash ein und können dann hier einfach die Meeting ANDs als Variable auswählen. Als Separator haben wir hier dazwischen, wie Du siehst, immer das Komma. Deswegen gibst Du hier einfach nur ein Komma ein, kein Leerzeichen dahinter. Klicken wir nun auf continue, dann erhalten wir die einzelnen E-Mail-Adressen als Liste, Output Item eins und Output Item zwei.

Jetzt brauchen wir noch die Lead ID von close Punkt com, denn bei close Punkt com können wir leider nicht hergehen und sagen, wir wollen zu dieser E-Mail-Adresse eine hinterlegen, sondern wir brauchen zunächst die Lead ID. Das heißt, wir brauchen einen weiteren Action Step und dieser heißt Find Lead.

Wir wählen unseren Account aus, klicken auf continue und jetzt geben wir bei E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse aus dem vorherigen Schritt, also dem Utility Step einmal an, zum Beispiel Item erste Dann wird standardmäßig immer die erste E-Mail-Adresse aus dem Kalender genutzt, die Informationen in close Punkt com zu übertragen.

Nun klicken wir auf continue und können hier einen ersten Test durchführen. Dieser Test wird fehlschlagen, weil Du logischerweise keine E-Mail-Adresse mit dieser Domain in einem Close Punkt com c m hast. Das heißt, für einen echten Test wäre es sinnvoll, dass Du einmal mit dieser E-Mail-Adresse einen Testkontakt anlegst, Alex at Exempel Punkt com, sodass Du den Test jetzt im nächsten Schritt durchführen kannst.

Klicken wir nun auf Continue und jetzt brauchen wir Create Custom Activity. Klicken wir noch mal auf Continue und jetzt brauchen wir die Lead ID, die wir hier im vorigen Schritt erhalten haben. Klicken wir also auch auf Lead und jetzt auf jeden Fall nicht den Lead hier auswählen, sondern rechts auf die drei Punkte und dann custom, weil wir wollen ja keinen statischen Lead. Wir würden Static nur auswählen, wenn wir immer im selben Kontakt die custom activity haben möchten. Das möchten wir aber nicht, denn wir haben ja wechselnde Kontakte. Also müssen wir auf Custom umstellen und bei Lead wählen wir jetzt hier die Lead ID aus.

Das ist diese.

Jetzt können wir den Custom Activity Tab auswählen. Das ist der, den Du in close Punkt com konfiguriert hast. In meinem Beispiel ist das Closing Call. Und jetzt kann ich hier unten meine Felder frei zuordnen. Zum Beispiel könnte ich jetzt bei Zusammenfassung des nehmen und bei Action Items könnt ich die Action Items zuweisen.

Nun kann ich noch einstellen, ob es angepinnt sein soll, im Regelfall nein. Und dann kann ich noch den Status von dieser Custom Activity auswählen, im Regelfall published.

Klicke ich nun auf continue und dann auf Test step, sollte ich nun hier eine Erfolgsmeldung erhalten haben. Ich wechsle zu close Punkt com, lade die Seite neu.

Wie ich sehe, habe ich hier meine Custom Activity mit den Action Items und der Zusammenfassung einmal erhalten. Bei Fragen kannst Du uns jederzeit über den Messenger unten rechts in deinem Close AI Dashboard kontaktieren.