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Kalender verbinden

Verbinde deinen Kalender, um anstehende Calls in CloseAI zu sehen, mit einem Klick beizutreten und vor jedem Gespräch ein automatisches KI-Briefing zu erhalten. Aufnahmen, Teilnehmer und Kontakte werden anschließend automatisch dem passenden Kalender-Event zugeordnet.

 

Beachte die unten stehenden Hinweise, wenn du Microsoft 365 bzw. Outlook nutzt.

Anstehende Calls

Sobald du deinen Google oder Outlook Kalender verbunden hast, siehst du in CloseAI eine Übersicht aller anstehenden Meetings, gruppiert nach Heute, Morgen, Diese Woche und Später. Zu jedem Meeting werden Teilnehmer, Uhrzeit und die verwendete Videokonferenz-Plattform (Google Meet, Zoom, Teams oder WebEx) angezeigt.

  • Live-Indikator: Aktuell laufende Meetings werden hervorgehoben, damit du sie sofort findest.

  • Ein-Klick-Start: Starte CloseAI und tritt dem Meeting mit einem einzigen Klick bei.

  • Kalender-Refresh: Du kannst die Kalender-Daten jederzeit mit dem Refresh-Icon oben rechts manuell aktualisieren.

KI Call-Briefing

Vor jedem Call erstellt die KI automatisch ein umfassendes Briefing. Dafür analysiert sie vergangene Calls mit den Meeting-Teilnehmern und fasst die wichtigsten Punkte für dich zusammen:

  • Meeting-Profiler – Persönlichkeitsanalyse der Gesprächspartner auf Basis vorheriger Interaktionen.

  • Einwand-Radar – wahrscheinliche Einwände inklusive empfohlener Antworten.

  • Gesprächsideen & Struktur – Themenvorschläge und eine empfohlene Gesprächsstruktur.

  • Abschlusswahrscheinlichkeit – Einschätzung der Erfolgsaussichten basierend auf bisherigen Daten.

Nach dem Setter-Closer-Prinzip bezieht das Briefing auch Gesprächsdaten von Kollegen mit ein, die ihre Calls geteilt haben. So profitierst du auch dann von Kontext, wenn du den Gesprächspartner selbst noch nicht gesprochen hast.

Automatische Verknüpfung

CloseAI ordnet deine Aufnahmen automatisch dem passenden Kalender-Event zu, sodass du nichts manuell verknüpfen musst.

  • Call-Kalender-Matching: Calls werden dem passenden Event im Zeitfenster von ±15 Minuten zugeordnet.

  • Teilnehmer erkennen: Kontakte werden automatisch aus den Kalender-Teilnehmern erstellt und der Aufnahme zugeordnet.

Kontakte & Sprecher-Zuordnung

Aus deinen Kalender-Events erstellt CloseAI automatisch ein Kontaktverzeichnis, organisationsweit verfügbar für dein gesamtes Team.

  • Sprecher-Zuordnung: Ordne erkannte Sprecher im Transkript einem Kontakt zu.

  • Neuen Kontakt erstellen: Lege direkt im Transkript per E-Mail-Eingabe einen neuen Kontakt an.

  • Multi-Sprecher-Erkennung: CloseAI unterscheidet mehrere Gesprächspartner auf Kundenseite (Kunde 1, Kunde 2).

Hinweis: Die Zuordnung von Sprechern erfolgt ausschließlich im Nachhinein auf der Call-Seite im Reiter “Transkipt”.
 

Besonderheiten bei Outlook / Microsoft 365

„Genehmigung erforderlich" – was bedeutet das?

Wenn deine Organisation festgelegt hat, dass neue Apps erst von einem Administrator freigegeben werden müssen, zeigt Microsoft beim Anmelden den Hinweis „Genehmigung erforderlich" an.

Dabei handelt es sich um eine Sicherheitseinstellung deines Unternehmens (der sogenannte Admin-Consent-Workflow in Microsoft Entra ID). Sie sorgt dafür, dass die IT-Abteilung neue Anwendungen prüft, bevor sie auf Unternehmensdaten zugreifen dürfen. Die Freigabe erfolgt durch den Administrator deines Unternehmens, nicht durch Microsoft oder CloseAI.

Freigabe beim Administrator anfordern

Wenn der Hinweis „Genehmigung erforderlich" erscheint:

  1. Gib im Feld Begründung kurz an, wofür du den Zugriff benötigst

  2. Klicke auf Freigabe anfordern.

  3. Du erhältst die Bestätigung, dass die Anfrage versendet wurde.

Deine Anfrage geht jetzt automatisch per E-Mail an die in deinem Unternehmen festgelegten Prüfer (in der Regel die IT-Administration). Sobald jemand die Anfrage bearbeitet hat, bekommst du eine E-Mail-Benachrichtigung, ob sie genehmigt oder abgelehnt wurde.

Nach der Genehmigung wiederholst du einfach den Verbindungsschritt in CloseAI, diesmal läuft er ohne Unterbrechung durch.

Für Administratoren

Wenn ein Mitarbeiter CloseAI verbinden möchte und eine Freigabe ansteht, hast du zwei Wege:

  1. Einzelne Anfrage bearbeiten: Die Anfrage erscheint im Microsoft Entra Admin Center unter Identität → Anwendungen → Unternehmensanwendungen → Administratorzustimmungsanfragen. Dort kannst du die angeforderten Berechtigungen prüfen und genehmigen oder ablehnen.

  2. Zustimmung für die gesamte Organisation erteilen: Alternativ kannst du CloseAI einmalig tenant-weit zulassen, sodass alle berechtigten Nutzer die App ohne weitere Einzelfreigaben verbinden können (Unternehmensanwendungen → CloseAI → Berechtigungen → Administratorzustimmung erteilen).

Hinweise:

  • Zum Genehmigen benötigst du die entsprechenden Rechte (z. B. die Rolle, die Administratorzustimmung erteilen darf). Als reiner Prüfer markiert zu sein, reicht dafür nicht aus.

  • Falls der Freigabe-Workflow bisher nicht aktiv ist, kann seine Aktivierung nach dem Einrichten bis zu etwa einer Stunde dauern.